Een goede boekhouding is het allerbelangrijkste om een faillissement te voorkomen. Daarom is een goed boekhoudprogramma essentieel voor elke onderneming.

Ik zou dan ook willen adviseren om hier niet op te besparen. Echter, er zijn verschillende goede boekhoudprogramma`s beschikbaar, die helemaal niet zoveel geld kosten. Daarom is het besparen op een boekhoudprogramma ook eigenlijk helemaal niet interessant. Je kan hooguit een paar euro per maand besparen en dat gaat echt geen verschil maken.

Daarentegen is hetgeen je ermee verdient vele malen groter. Het is misschien wel een van de beste investeringen die je kunt doen.

Inzicht in jouw cijfers

Elke ondernemer dient zijn cijfers te kennen. Het zou eigenlijk zo moeten zijn dat wanneer iemand je wakker maakt dat je direct de belangrijkste cijfers kan opnoemen. Uiteraard niet alles, maar in ieder geval de belangrijkste. Wat zijn in mijn opinie de belangrijkste cijfers die je echt ten allen tijden zou moeten weten?

Liquiditeitspositie

Dit is het allerbelangrijkste voor de korte termijn. Een liquiditeitstekort leidt direct tot grote problemen voor jouw onderneming. Zorg er dus voor dat je er altijd van op de hoogte bent hoe jouw onderneming ervoor staat vanuit een liquiditeits-oogpunt.

Winstgevendheid

In grote lijnen dien je te weten hoe winstgevendheid jouw onderneming is. En dan met name ook waar je het meeste geld mee verdient. Een onderneming zal bijna altijd meerdere producten of diensten aanbieden. En dan is de winstgevendheid verschillend. Sommige producten verkopen beter dan de ander of je verdient er meer geld mee.

Dit helpt om de focus te bepalen waar je jezelf als ondernemer op zou moeten richten.

Kengetallen

Het gebruik van kengetallen helpt bij het analyseren van de cijfers van jouw onderneming. Deze kengetallen zijn niet altijd alles zeggend, maar het geeft wel een goede indicatie. Bovendien geeft het je inzicht in waar jouw aandacht zich op moet richten. Wel is het in mijn opinie zo dat een kengetal een indicatie is. Je dient deze te analyseren om de onderliggende oorzaken te ontdekken.

Voorbeelden van belangrijke kengetallen in bijvoorbeeld de Quick Ratio, de Current Ratio, bruto-marge en de operationele kosten in percentage van de omzet. Dit zijn slechts een paar voorbeelden en je kan er nog veel meer bedenken die belangrijk zijn voor jouw onderneming. Denk bijvoorbeeld ook aan het aantal uren dat je factureert aan jouw klanten gerelateerd aan het totaal aantal uren beschikbaar.

Wettelijke verplichtingen

Als ondernemer dien je jezelf ook te houden aan een aantal wettelijke verplichtingen. De belangrijkste is misschien wel de btw aangifte en de jaarlijkse aangiften inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting Voor veel ondernemers is dit niet de favoriete bezigheid. Toch ontkom je er niet aan en je kunt het maar beter ook serieus nemen, want het laatste wat je wilt is problemen met de belastingdienst.

De voordelen van goede boekhoudsoftware

De voordelen van goede boekhoudsoftware kan je onderverdelen in twee categorieën

  • Je bespaart tijd, of zelfs veel tijd, met het bijhouden van de boekhouding.
  • Je hebt een goed en tijdig inzicht in jouw boekhouding en cijfers.

Tijdsbesparing met goede boekhoudsoftware

In een boekhoudprogramma worden verschillende processen geautomatiseerd. Eigenlijk is een boekhoudprogramma een grote database waarin je jouw financiële data vastgelegd. Het vastleggen van deze data wordt gestuurd door verschillende processen. Dit is de frontend of de interface van het programma waarmee je werkt. Je zult niet direct de database bewerken

Door deze interface optimaal in te richten en zoveel mogelijk te automatiseren bespaar je veel tijd. De grootste tijdbesparende factoren zijn in mijn opinie:

  • Automatisch verwerken van bankafschriften van de zakelijke bankrekening.
  • Het scannen en verwerken van facturen en bonnetjes.

Inzicht in de cijfers

Nadat je jouw financiële transacties hebt vastgelegd is het belangrijk dat je deze snel en overzichtelijk kunt inzien. Hiervoor maak je gebruik van verschillende rapportages.

Goede rapportages zijn essentieel voor het ondernemen.

Het gebruik van een app

Het gebruik van apps is tegenwoordig niet meer weg te denken. Dit gaat ook op voor boekhoudprogramma`s. Het gebruik van een app heeft twee grote voordelen.

  1. Het helpt bij het verwerken van gegevens. Je kunt waar je ook bent direct jouw boekhouding bijwerken.
  2. Waar je ook bent je cijfers bekijken. Als je veel onderweg bent is dit uitermate handig. Je hebt alle gegevens altijd bij de hand. Je kunt de omzetten bekijken maar bijvoorbeeld ook de liquiditeit. Ook als je bijvoorbeeld onderweg bent naar een afspraak met een leverancier of klant.

Wat is nu een goed boekhoudprogramma?

Er zijn verschillende boekhoudprogramma`s, die als meer dan goed zijn te beschouwen. Wat je echter nooit moet vergeten is dat een boekhoudprogramma moet passen bij jouw onderneming. En hier kan verschil in zitten. Zo hebben bepaalde programma`s modules voor bijvoorbeeld een ledenadministratie. Of een goede module voor voorraadbeheer.

Werk je als zzp`er en biedt je jouw diensten, aan dan zal voorraadbeheer niet zo belangrijk zijn. Heb je daarentegen een winkel of webshop, dan is dit juist uitermate belangrijk.

Hetzelfde geld voor een ledenadministratie. Dit is voor bijvoorbeeld een sportschool of een sportvereniging uitermate belangrijk. Voor veel ondernemingen zal dit echter overbodig zijn.

Wat het beste boekhoudprogramma is hangt dus sterk af van wat voor onderneming je bezit. Ik kan echter wel zeggen dat programma`s zoals; e-boekhouden.nl, Rompslomp, My Finance of Twinfield, allemaal zeer goede boekhoudprogramma`s zijn. En dit zijn bovendien geen dure programma`s. Behalve voor MKB`er of kleine ondernemers  zijn deze pakketten ook een goede boekhoudprogramma voor zzp`ers.

Een kwalitatief goed pakket zoals exact online is iets duurder, maar kost nog steeds geen vermogen.

Boekhoudprogramma vergelijken

Zoals hierboven al aangegeven is niet voor elke onderneming hetzelfde boekhoudpakket het beste. Als je van een collega ondernemer goede verhalen hoort over een bepaald boekhoudpakket, dan zal je altijd moeten bekijken of dit voor jou ook de beste oplossing is. Daarom zou ik altijd de beschikbare boekhoudprogramma`s goed vergelijken alvorens een keuze te maken.

Zorg ervoor dat je 100% zeker bent dat je kiest voor het programma dat bevat wat jij als ondernemer nodig hebt. En niet voor een programma waar je toevallig wel eens goede verhalen over gehoord hebt.

Startende ondernemers

Als startende ondernemer begin je met het maken van een bedrijfsplan. In mijn opinie zou het kiezen van het juiste boekhoudpakket hiervan onderdeel uit moeten maken. Startende ondernemer hebben het over het algemeen niet gemakkelijk en daarom is het inzichtelijk hebben van goede en betrouwbare informatie uitermate belangrijk.

En dat zou je vanaf dag 1 moeten hebben. Maak niet de fout om dit uit te stellen. Hoe langer je geen goed inzicht hebt in jouw cijfers, des te groter wordt het risico dat jouw onderneming niet succesvol wordt.

Daarnaast wordt het voor startende ondernemers door veel aanbieders van boekhoudprogramma`s nog eens extra aantrekkelijk gemaakt. Zo biedt bijvoorbeeld e-boekhouden.nl zelfs hun boekhoudprogramma de eerste 15 maanden gratis aan voor startende ondernemers.

Online boekhoudprogramma`s

Persoonlijk zou ik altijd kiezen voor een online boekhoudprogramma. Online boekhoudsoftware is kostentechnisch zeer voordelig en daarnaast uitermate makkelijk in gebruik. Online boekhouden is dan ook verreweg de meest gekozen optie op dit moment omdat een online programma door de vele voordelen. 

Een goed boekhoudprogramma is essentieel voor elke ondernemer. Inzicht in jouw cijfers voorkomt financiële problemen. Zorg daarom voor goede boekhoudsoftware.